Als kenniswerker wil je graag zoveel en zo goed mogelijk werk verzetten. Ook jij weet dat dat pas lukt wanneer je ongestoord aan de slag kunt en precies weet wat je moet doen. Afleiding om je heen, collega’s die je storen of een telefoon die om de haverklap rinkelt kun je daar dan niet bij gebruiken. Maar goed: hoe houd je zulke zaken in de hand?
Hieronder vind je een vijftal tips die je daarbij gaan helpen. Doorgaans leer je ze tijdens een training timemanagement; cursussen die erom bekend staan jouw productiviteit naar een hoger niveau te tillen. Wat kun jij van hen leren?
Gefocust aan de slag dankzij 5 concentratietips
1. Werk in een prikkelarme omgeving
Het is logisch dat je niets gedaan krijgt wanneer je in een rumoerige omgeving werkt en constant wordt gestoord door collega’s. ‘Zonder je daarom af wanneer je aan een belangrijke concentratietaak gaat werken’, klinkt het vaak tijdens een training timemanagement. Maak gebruik van een stiltewerkplek, een lege vergaderzaal of zoek een plek waar je simpelweg de deur kunt sluiten. Dat klinkt voor de hand liggend, maar je wil niet weten hoeveel kenniswerkers werk proberen te verzetten in een omgeving die verre van ideaal is.
2. Zet al je notificaties uit
Tijdens een workshop timemanagement wordt er daarnaast aandacht besteedt aan de prikkels waarvoor jijzelf verantwoordelijk bent. Denk aan je smartphone, laptop of andere devices. Wanneer jij telkens notificaties, bliepjes en piepjes ontvangt, krijg je gewoon niets gedaan. Je doet er daarom verstandig aan om alle geluidjes, maar ook alle visuele triggers, uit te schakelen. Van je telefoon tot aan je e-mailbox.
En die devices checken? Om te zien of je een appje of mail hebt ontvangen? Ook dat doe je niet terwijl je geconcentreerd aan het werk bent. Spreek een bepaalde tijd af en check enkel dan alles. Idealiter aan het begin van je werkdag, tijdens de lunch en vlak voor het einde van je werkdag. Tussendoor blijf je er verre van uit de buurt.
3. Maak gebruik van een koptelefoon
Om overige geluiden uit te filteren raadt een cursus timemanagement je ook aan om tijdens je werkzaamheden een (noise cancelling) koptelefoon te dragen. Dan wel of niet met concentratieverhogende muziek. Dit kan net dat ene kleine verschil maken tussen geconcentreerd werken en afgeleid raken omdat er een motor buiten langsrijdt. Probeer het zelf eens uit en ervaar het effect dat het op je productiviteit en concentratie heeft.
4. Maak een planning
Nu je externe prikkels zoveel mogelijk hebt geëlimineerd, zul je nog rekening moeten houden met interne afleiding. Denk aan stress, piekergedachten of ingevingen die je van het werk afhouden — ‘had ik niet om 15.00 een afspraak staan?’ of ‘welke bijlagen moest ik vandaag ook alweer verwerken?’ Tijdens een workshop timemanagement leert je dat overzicht hebben en wéten wat je moet doen de oplossing is voor zulk soort afleiding.
Hoe je dat krijgt, dat overzicht? Door te werken met een duidelijke planning. Schrijf aan het eind van je werkdag op waar je morgen aan gaat werken en hoelang je daar ongeveer mee bezig denkt te zijn. Zodra je alles hebt opgeschreven prioriteer je alles: wat is de meest waardevolle besteding van je tijd? Met zulke klussen begin je morgenvroeg als eerste.
5. Leg alles vast in een timemanagementsysteem
De beste tip die een training timemanagement je misschien wel leert is het gebruiken en inrichten van een timemanagementsysteem: een plek waar je alle klussen en afspraken bewaart. In één oogopslag zie je dan wat er die dag of week moet gebeuren en dat neemt een hele hoop stress weg. Zo kun jij je concentreren op het werk dat moet gebeuren in plaats van op het werk dat gaat komen.
Waar zo’n systeem uit bestaat? Doorgaans uit een agenda (waar je alle tijd gerelateerde zaken en grote klussen in noteert) en een takenmanager (waar je alle kleine klussen bewaart). Hoe je zoiets precies inricht leggen ze je meestal gedurende zo’n training haarfijn uit.
Kortom: de ultieme concentratie workflow
Indien je op een dag een berg aan werk wil verzetten dan heb je een flinke dosis focus en concentratie nodig. Door bovenstaande tips toe te passen leer je wat ze je tijdens een training timemanagement ook leren: geconcentreerd werken. En je zal zien wat dát met je productiviteit en de kwaliteit van je werk doet!